10 consells per publicar la memòria anual de la teva entitat
Et donem diverses recomanacions per convertir la memòria de la teva organització en un element d’identitat i posicionament que permeti explicar no només el que fa l’entitat, sinó explorar el com i el perquè.
1. Posiciona la teva organització a través de la memòria
La memòria anual és un document estratègic enfocat a relatar els aspectes clau de les organitzacions a través de dades i fets que ajuden a reforçar la identitat i el posicionament d’aquestes. És important remarcar que la memòria no és un resum de l’activitat realitzada, sinó que s’ha de seleccionar detalladament la informació i saber jerarquitzar-la, per ordre de rellevància. Inclou els projectes estrella, els aspectes destacats, les novetats i complementa’ls amb altres continguts que facilitin l’explicació del relat de l’organització.
2. FES SERVIR LA MEMÒRIA COM A MATERIAL DE RECONEIXEMENT
Aprofita aquest document per agrair i reconèixer la tasca de l’equip professional i de voluntariat. Així com per fer valdre el suport estratègic o les col·laboracions d’altres organitzacions o administracions que fan possible el dia a dia de l’entitat.
3. UTILITZA DADES D’IMPACTE
Escull les dades i els indicadors que permetin observar el progrés dels projectes, fer comparatives amb anys anteriors i destacar l’evolució de l’entitat. Cal seguir el principi de menys és més. No necessitem moltes dades, sinó únicament aquelles que ens ajuden a explicar-nos. A més, contextualitza-les, és a dir, explica el significat que tenen per l’organització.
D’altra banda, hi ha dades que tenen especial rellevància per qüestions de transparència, com són les econòmiques, afegeix-les a la memòria i explica-les.
4. MOSTRA LES EMOCIONS DE L’ORGANITZACIÓ
En una memòria i, sobretot, en el cas de les organitzacions socials, les dades qualitatives són tant o més importants que les quantitatives. Detalla qui són les persones a qui acompanya l’entitat i inclou-hi la seva mirada a través de testimonis, fotografies i altres recursos que les representin. És una manera d’humanitzar i fer propera l’organització.
5. ALTERNA FORMATS I CONTINGUTS
Estructura la informació de manera dinàmica i perquè ofereixi diferents nivells de lectura. Incorpora elements que aportin valor i aposta per formats visuals com gràfiques, infografies, icones, il·lustracions i imatges que facilitin la lectura i aportin atractiu. Una estètica cuidada afavorirà la lectura de la memòria i la percepció de l’organització.
Pots fer una explicació emocional de l’entitat combinada amb la missió, la visió i els valors amb què treballa, entrevistes o reflexions de la Junta, de l’equip, del voluntariat, de persones sòcies, de persones acompanyades, etc.
7. REDACTA TEXTOS CURTS I EMOCIONALS
Escull conceptes i paraules que permetin explicar l’activitat de l’organització de forma fàcil i atractiva. Fes un exercici de síntesi dels continguts introduint un to emotiu i proper, que accentuï el valor de les dades i les descripcions.
7. INCLOU MANERES DE COL·LABORAR
Una bona memòria pot provocar ganes d’implicar-se amb l’organització, així que afegeix les possibilitats de col·laboració que existeixen: donatius, socis, voluntariat, aliances, etc. I inclou les maneres de contactar-hi, com el correu electrònic o un QR a un formulari d’interès.
8. UTILITZA LA MEMÒRIA COM A EINA DE MILLORA
La planificació i la redacció de la memòria permeten detectar aquells indicadors que són d’utilitat per la millora continua de les organitzacions, així com descartar aquells que no aporten suficient valor. També, sol servir per plantejar-ne de nous, que resolguin necessitats presents o futures de l’entitat. Això sí, recorda que per una bona avaluació de l’entitat s’ha d’aconseguir la continuïtat dels indicadors.
9. APOSTA PER LA INNOVACIÓ
Tot i que sigui un document anual, no caiguis en la monotonia! Encara que és recomanable mantenir un esquelet fix, per tal que la memòria sigui reconeixible d’un any a l’altre, fes variacions úniques en cada document, incorporant elements d’actualitat o destacant aspectes d’esdeveniments o projectes anuals. Una memòria creativa serà més fàcil de recordar.
10. NO LA GUARDIS AL CALAIX
Planifica la difusió de la memòria. Més enllà de publicar-la al web, pots fer una notícia al bloc destacant els principals aspectes, enviar-la al butlletí i fer diverses publicacions a xarxes socials detallant les dades quantitatives i qualitatives més rellevants. D’altra banda, passeja-la! És un element comunicatiu potent per portar-la a reunions o esdeveniments en què hagis de presentar l’organització, així que fes una edició impresa.
La memòria d’una entitat és una eina de comunicació amb valor, per tant, planteja-la des d’aquesta perspectiva i treu-li el màxim profit. Les dades no només expliquen fets, sinó que relaten el sentit de les organitzacions.
La Sembra és una agència de comunicació social
Fem campanyes, formació i assessoria posant la comunitat, la sostenibilitat, el discurs i la creativitat al centre. Les nostres propostes sorgeixen de processos participats, tenen en compte l’entorn on habiten, incorporen la mirada de gènere i els formats adaptats per a persones amb diversitat funcional.
