Com crear memòries que generin impacte

La memòria anual és un document estratègic enfocat a relatar els aspectes clau de les organitzacions a través de dades i fets que ajuden a reforçar la seva identitat i el seu posicionament. És important remarcar que la memòria no és un resum de l’activitat feta, sinó que s’ha de seleccionar detalladament la informació i saber jerarquitzar-la, per ordre de rellevància. Inclou els projectes estrella, els aspectes destacats i les novetats, que pots complementar amb altres continguts que facilitin l’explicació del relat de l’organització.

Estructura la informació de manera dinàmica i perquè ofereixi diferents nivells de lectura. Incorpora elements que aportin valor i aposta per formats visuals com gràfiques, infografies, icones, il·lustracions i imatges que facilitin la lectura i aportin atractiu. Una estètica cuidada afavorirà la lectura de la memòria i la percepció de l’organització.

Pots fer una explicació emocional de l’entitat combinada amb la missió, la visió i els valors amb què treballa, entrevistes o reflexions de la junta, de l’equip, del voluntariat, de persones sòcies, de persones acompanyades, etc.

Escull les dades i els indicadors que permetin observar el progrés dels projectes, fer comparatives amb anys anteriors i destacar l’evolució de l’entitat. Cal seguir el principi de menys és més. No necessitem moltes dades, sinó únicament les que ens ajuden a explicar-nos. A més, contextualitza-les, és a dir, explica el significat que tenen per l’organització.

D’altra banda, hi ha dades que tenen rellevància especial per qüestions de transparència, com ara les econòmiques, afegeix-les a la memòria i explica-les.

En una memòria – sobretot en el cas de les organitzacions socials – les dades qualitatives són tant o més importants que les quantitatives. Detalla les persones a qui acompanya l’entitat i inclou-hi la seva mirada a través de testimonis, fotografies i altres recursos que les representin. És una manera d’humanitzar i fer propera l’organització.

Aprofita aquest document per agrair i reconèixer la tasca de l’equip professional i de voluntariat. I també per fer valer el suport estratègic o les col·laboracions d’altres organitzacions o administracions que fan possible el dia a dia de l’entitat.

Escull conceptes i paraules que permetin explicar l’activitat de l’organització de forma fàcil i atractiva. Fes un exercici de síntesi dels continguts introduint un to emotiu i proper, que accentuï el valor de les dades i les descripcions.

Una bona memòria pot provocar ganes d’implicar-se en l’organització. Així doncs,  afegeix les possibilitats de col·laboració existents: donatius, persones sòcies, voluntariat, aliances, etc. I inclou les maneres de contactar-hi, com l’adreça electrònica o un QR que enllaci a un formulari d’interès.

La planificació i la redacció de la memòria permeten detectar els indicadors que són d’utilitat per a la millora contínua de les organitzacions. També permeten descartar els que no aporten prou valor. I solen servir per plantejar-ne de nous, que resolguin necessitats presents o futures de l’entitat. Això sí, recorda que per avaluar correctament l’entitat s’ha d’aconseguir la continuïtat dels indicadors.

Tot i que sigui un document anual, no caiguis en la monotonia! Encara que és recomanable mantenir un esquelet fix, per què la memòria sigui reconeixible d’un any a l’altre, fes variacions úniques en cada document, incorporant elements d’actualitat o destacant aspectes d’esdeveniments o projectes anuals. Una memòria creativa serà més fàcil de recordar.

Planifica la difusió de la memòria. Més enllà de publicar-la al web, pots fer una notícia al bloc destacant els principals aspectes, enviar-la al butlletí i fer diverses publicacions a xarxes socials detallant les dades quantitatives i qualitatives més rellevants. D’altra banda, passeja-la! És un element comunicatiu potent per portar-la a reunions o esdeveniments en què hagis de presentar l’organització; així que fes-ne una edició impresa.