Com elaborar un dossier de presentació que aporti valor

El dossier de presentació és el recurs que explica qui ets com a organització. Per això, cal incloure la definició de l’entitat, el recorregut, els projectes o serveis que dona i el sentit de l’organització, és a dir, el propòsit o missió amb què es regeix i els objectius o estratègies que es planteja a mitjà o llarg termini. Sembla molta informació, però resumeix-la amb frases i conceptes claus que permetin claredat i brevetat.

Hi ha moltes formes de transmetre el relat i els elements més destacats d’una organització, escull la que més encaixi amb la seva identitat: carta de la direcció, de la presidència, de l’equip tècnic, del voluntariat, etc. També es pot fer a través d’articles d’opinió o entrevistes. Les dades quantitatives i qualitatives, així com l’explicació de metodologies de treball innovadores són elements que expliquen la tasca de les organitzacions d’una forma única.

Fes visible els esdeveniments més destacats de l’organització i utilitza’ls per reforçar el seu valor. Ha guanyat un premi important? Ha aparegut en mitjans de rellevància? Ha participat en congressos o jornades referencials del sector? Ha aconseguit una aliança clau? Explica-ho, transmetent la importància que té per l’organització.

Segur que tens un entorn a qui li enamora la tasca que fa l’organització! Demana-li el seu testimoni. La seva mirada humanitza els projectes que feu, els fa reals, palpables i veraços. I tingues en compte que l’entorn d’una organització és molt ampli: persones acompanyades, organitzacions col·laboradores, empreses, administració pública, etc. Per últim, ensenya cares! Facilita la comprensió i el record dels missatges.

Utilitza el Manual d’Identitat Corporativa o les línies gràfiques establertes per l’organització a l’hora de maquetar el dossier de presentació. Fes ús dels colors, la tipografia i la iconografia de l’entitat i afegeix el logotip. Et recomanem que el situïs a la portada i a la contraportada del document. 

Acompanya’t de gràfiques per explicar l’impacte de la teva organització. Utilitza infografies per facilitar la lectura de la informació clau i completa el contingut amb imatges de qualitat que representin la professionalitat i la proximitat amb la qual treballeu.

Fes servir el dossier de presentació com un document base sobre el qual construir altres recursos de l’organització com el dossier de premsa, el dossier de solidaritat o la memòria d’activitats. D’altra banda, fes-lo adaptable! Pot ser útil canviar part del contingut per ajustar-lo a les necessitats de reunions o trobades concretes. És a dir, modifica’l segons el públic a qui et dirigeixis.

Porta’l a les reunions que tinguis amb persones o organitzacions amb qui vulguis col·laborar o siguin possibles donants. Introdueix-lo al kit de benvinguda de l’organització, ja que és una eina ideal perquè nous membres de l’equip o del voluntariat s’orientin i es facin seu el relat de l’organització. També, es pot adjuntar en subvencions o convocatòries. I, sobretot, publica’l al web!

No t’oblidis d’incorporar les dades bàsiques de contacte de l’organització: correu electrònic, telèfon, adreça, web i xarxes socials. D’altra banda, pots afegir noms i adreces de correu o telèfons d’àrees específiques com la de comunicació o la d’aliances quan comparteixis el dossier de presentació amb mitjans de comunicació o empreses o organitzacions col·laboradores i incorporar senzilles crides a l’acció: col·labora, contacta, etc.  

Publica al web el dossier de presentació en format interactiu, pot ser a través d’un PDF amb enllaços o a través de la mateixa web, creant una pàgina o entrada específica. La interactivitat aporta enriquir els continguts, aportant nova informació o aprofundint-la a través d’enllaços al web o a les xarxes de l’organització i també utilitzar altres formats com el vídeo.