Com fer el pla de comunicació de la teva organització
10 consells per definir una estratègia de comunicació efectiva
El pla de comunicació és una guia fonamental per estructurar les accions de comunicació de qualsevol organització, des de la més gran fins a la més petita. Ha de respondre als objectius de les entitats i és imprescindible per treballar la comunicació de forma estratègica.
Defineix quins són els objectius de la teva organització
La comunicació ha de ser una eina per arribar als objectius estratègics de l’entitat. No pots començar a pensar en un pla de comunicació si no els tens clars. Quants objectius? Ni massa ni massa pocs. El més realista és tenir entre 3 i 5 objectius. Un cop definits, veuràs quins seran els objectius de comunicació per arribar a aquesta fita marcada des de l’estratègia.
Mira’t a tu i al teu entorn
Per saber com has de comunicar, cal revisar el que has fet fins ara, però també cal analitzar com comunica el teu sector, i així després decidir com actuar tenint en compte tota aquesta informació. Analitza la comunicació de les entitats del teu entorn (xarxes socials, web, documentació, etc.) diagnostica els teus canals, interns i externs, en línia i fora de línia i treu conclusions de l’efectivitat de la comunicació feta fins al moment.
Tingues en compte què juga a favor teu i en contra
La comunicació que fas està condicionada per les teves circumstàncies, però també pel context econòmic i social, i pel del sector mateix. Tots aquests punts són molt importants a l’hora de decidir com i què comunicar. Per tant, és bàsic que analitzis amb una DAFO (debilitats, amenaces, fortaleses i oportunitats), o qualsevol altra tècnica, tant tot el que suma i t’ajuda a assolir aquests objectius, com aquelles coses que juguen en contra teva i et poden fer mal, per tenir-les en compte i minimitzar-les mitjançant la comunicació.
Explica bé qui ets i què fas
El posicionament de la teva organització va totalment lligat al teu relat. Si el teu públic no entén qui ets o què fas, no aconseguiràs posicionar-te allà on vols. El relat, per tant, és el que ens explica davant el nostre públic i el que fa que la gent decideixi formar part de la nostra comunitat. Aquest relat sobre qui ets i què fas ha de ser clar i directe, cal que sigui coherent amb el que duus a terme dia a dia i t’ha de diferenciar d’organitzacions similars a la teva aportant valor afegit.
Defineix bé a qui et dirigeixes
Tens clar qui és el teu públic? Si la resposta és tothom, la ciutadania en general…, la resposta és incorrecta. Cal concretar a qui et dirigeixes i que identifiquis quins són els teus públics objectiu. Conèixer profundament a qui t’adreces és crucial per fer arribar el teu missatge òptimament. Defineix qui són aquests col·lectius, però no només això: fes un mapa per tenir ben clar qui pot fer-te d’altaveu per arribar a aquests públics i ampliar l’abast del teu missatge.
Selecciona els canals apropiats
La tria de canals de comunicació està definida pel tipus de públics a qui vols arribar. Escull-ne aquells on saps que trobaràs els col·lectius a qui et dirigeixes, i sobretot, no pensis que amb Instagram ja ho tindràs tot fet. Hi ha un munt de canals: altres xarxes socials, web, butlletins digitals, missatgeria instantània com WhatsApp, cartells impresos, mitjans de comunicació, etc. L’important, però, és triar-los amb seny, sabent que tindràs capacitat de tenir aquests canals actualitzats.
Dibuixa un pla d’accions realista
Què has de fer per aconseguir els objectius marcats i arribar als públics definits? Això t’ho dirà el pla d’accions que cal que facis. Has de definir les accions específiques que duràs a terme, considerant les activitats a curt , mitjà i llarg termini. Aquestes accions han d’estar vinculades als objectius de comunicació que hauràs definit prèviament. Aquest pla d’accions ha de ser realista. Per tant, has de tenir clara la disponibilitat de l’equip i els recursos econòmics que hi podràs destinar.
Jerarquitza les accions i planifica-les
Ja tens el pla d’accions. I ara què? Abans de fer res, has de fer una llista de les accions i jerarquitzar-les, és a dir, defineix quines són prioritàries i quines són menys importants per assolir els objectius marcats. Un cop fet això, planifica-les. Actualment, la planificació d’un pla de comunicació abraça uns 3 anys. Per tant, fes una planificació d’accions al llarg d’aquest temps, tenint en compte la jerarquia d’accions que hauràs marcat abans. Aquest calendari no pot ser una llista de desitjos, sinó un full de ruta realista, implementable i adaptat a la disponibilitat de les persones i els recursos econòmics de la teva organització.
Passa a l’acció i monitora el pla
Ara toca posar-t’hi. Quan ja tens tot el pla d’accions dibuixat, jerarquitzat i planificat, arriba l’hora de fer-lo realitat. Cal implementar les accions que has decidit tirar endavant, marcar qui n’és responsable i definir els indicadors clau de rendiment (KPI), és a dir, els paràmetres que faràs servir per decidir si els resultats són els que esperaves.
Revisa el pla i ajusta’l
Has de tenir clar que un pla de comunicació és un document viu, que anirà evolucionant amb el pas del temps. Cal anar-lo reajustant a mesura que implementes les accions i en veus els resultats, les dificultats per tirar endavant, etc. L’important és tenir sempre el calendari d’accions ben present i anar-lo adaptant, si escau. Amb tot, has de tenir clar que facis els canvis que facis sempre han d’anar encarats a assolir els objectius estratègics que has definit per a la teva organització.
I tu, t'animes a crear el pla de comunicació de la teva organització? Comença definint els objectius que vols aconseguir i a partir de llavors, a poc a poc i bona lletra.
