Com fer el pla de comunicació de la teva organització
10 consells per definir un pla de comunicació que et condueixi als teus objectius
El pla de comunicació és una guia fonamental per estructurar les accions de comunicació de qualsevol organització, des de la més gran fins a la més petita. Ha de respondre als objectius de les entitats i és imprescindible per treballar la comunicació de forma estratègica. T'expliquem com crear-lo.
Defineix quins són els objectius de la teva organització
La comunicació ha de ser una eina per arribar als objectius estratègics de l’entitat. No pots començar a pensar en un pla de comunicació si no tens clars aquests objectius. El més realista és treballar amb, aproximadament, entre tres i cinc objectius. Un cop definits, veuràs quins seran els objectius de comunicació per arribar a aquesta fita marcada des de l’estratègia.
Mira’t a tu i al teu entorn
Per saber com has de comunicar, cal revisar el que has fet fins ara, però també cal que analitzis com comunica el teu sector. Observa la comunicació de les entitats del teu entorn (xarxes socials, web, documentació, etc.), fes una diagnosi dels teus canals, interns i externs, en línia i fora de línia, i treu conclusions de l’efectivitat de la comunicació feta fins al moment.
Què et juga a favor i què en contra?
La teva comunicació està condicionada per les teves circumstàncies, però també pel context econòmic i social, i pel del sector mateix. Per tant, és bàsic que analitzis amb una anàlisi DAFO (debilitats, amenaces, fortaleses i oportunitats), o amb qualsevol altra tècnica, tant tot allò que suma i us ajuda a assolir aquests objectius, com aquelles coses que us juguen en contra i us poden fer mal. Així les podràs tenir en compte i les podràs minimitzar mitjançant la comunicació.
Explica bé qui ets i què fas
El posicionament d’una organització es vehicula a través del relat. És el que ens explica davant el nostre públic i el que fa que aquest públic decideixi formar part de la nostra comunitat. Aquesta explicació sobre què és i què fa la teva organització ha de ser clara i directa; cal que sigui coherent amb els fets que duus a terme dia a dia i t’ha de diferenciar d’organitzacions similars a la teva, aportant valor afegit.
Defineix bé a qui et dirigeixes
Tens clar qui és el teu públic? Si la resposta és tothom, la ciutadania en general…, la resposta és incorrecta. Cal concretar a qui et dirigeixes i que identifiquis quins són els teus públics objectiu. Conèixer profundament a qui t’adreces és crucial per fer arribar el teu missatge òptimament. Defineix qui són aquests col·lectius, però no només això: fes un mapa per tenir ben clar qui pot fer-te d’altaveu per arribar a aquests públics i ampliar l’abast del teu missatge.
Tens clar qui és el teu públic? Cal que concretis a qui et dirigeixes i identifiquis quins són els teus públics objectiu. Per fer arribar el teu missatge òptimament, és crucial conèixer profundament a qui t’adreces. Defineix qui són aquests col·lectius, però no només això: fes un mapa per tenir ben clar qui pot fer-te d’altaveu per arribar a aquests públics i ampliar l’abast del teu missatge. Una pista: la ciutadania en general no compta com a públic.
Selecciona els canals apropiats
La tria de canals de comunicació està definida pel tipus de públics a qui volem arribar. Escull-ne aquells on saps que trobaràs els col·lectius a qui et dirigeixes. Hi ha un munt de canals: xarxes socials, web, butlletins digitals, missatgeria instantània (per exemple, WhatsApp), cartells, mitjans de comunicació, etc. Tanmateix, tria’ls amb seny, sabent que tindràs capacitat de tenir-los actualitzats.
Dibuixa un pla d’accions realista
Què has de fer per aconseguir els objectius marcats i arribar als públics definits? Això t’ho dirà el pla d’accions. Defineix les accions específiques que duràs a terme, considerant les activitats a curt, mitjà i llarg termini. Aquestes accions han d’estar vinculades als objectius de comunicació. Han de ser realistes i implementables; per tant, has de tenir clara la disponibilitat de l’equip i els recursos econòmics que hi podràs destinar.
Jerarquitza les accions i planifica-les
Fes una llista de les accions i jerarquitzar-les, és a dir, defineix quines són prioritàries i quines són menys importants per assolir els objectius marcats. Un cop fet això, planifica-les. Actualment, la planificació d’un pla de comunicació abraça uns tres anys. El calendari no pot ser una llista de desitjos, sinó un full de ruta realista, executable i adaptat a la disponibilitat de les persones i els recursos econòmics de la teva organització.
Passa a l’acció i monitora el pla
Ara toca posar-s’hi. Quan ja tens tot el pla d’accions dibuixat, jerarquitzat i planificat, arriba l’hora de fer-lo realitat. Cal portar a terme les accions que has decidit tirar endavant, decidir qui se’n fa responsable i definir els indicadors clau de rendiment (KPI), és a dir, els paràmetres que faràs servir per decidir si els resultats són els que esperaves.
Revisa el pla i ajusta’l
El pla de comunicació és un document viu que evolucionarà amb el pas del temps. Cal reajustar-lo a mesura que implementes les accions i en veus els resultats, les dificultats per tirar endavant, etc. Amb tot, has de tenir clar que, facis els canvis que facis, sempre han d’anar encarats a assolir els objectius estratègics de la teva organització.
I tu, t'animes a crear el pla de comunicació de la teva organització? Comença definint els objectius que vols aconseguir i a partir de llavors, a poc a poc i bona lletra.