Com publicar butlletins rellevants pel teu públic

Una base de dades de qualitat és la base de qualsevol bon butlletí, així t’assegures que el rebran les persones adequades. Revisa els processos de subscripció al butlletí i automatitza’ls, per tal de no fer traspassos de dades manuals. Pregunta els interessos del teu públic als formularis de subscripció i classifica’ls segons la tipologia de relació que tenen amb l’organització. Són persones voluntàries? Sòcies? Encara no tenen un vincle estret amb l’entitat? Aquesta segmentació de públics et permetrà enviar continguts i missatges més personalitzats i respondre a les necessitats i interessos de la teva audiència.

El butlletí és una peça clau per la comunicació de les organitzacions, que permet publicar contingut en profunditat i de lectura lenta. Per tant, és on han d’aparèixer les notícies i els recursos “estrella”, és a dir, els més rellevants pel posicionament de l’entitat. Per aquest motiu, cal que facis una selecció acurada dels continguts que hi ha d’aparèixer. Segueix el principi de menys és més, qualitat per sobre de quantitat. Aposta per un contingut atractiu i totalment alineat amb els objectius de comunicació de l’entitat.

Un butlletí és una publicació regular, per tant, escull una freqüència i mantingues-la. Es recomana que com a mínim tingui una freqüència mensual. Si no tens el temps o recursos per fer-lo mensual, amplia la freqüència, no passa res. El que no has de fer mai és publicar-lo de forma discontínua, ja que fa sensació de desorganització. D’altra banda, els butlletins es poden combinar amb enviaments de correu electrònic puntuals, diferenciant-los tant en qüestions de contingut com d’estètica.

Decideix com vols organitzar el butlletí. Organitza’l a partir de blocs que funcionin com a paraigües de contingut i que siguin útils a llarg termini. És a dir, si decideixes incloure un apartat de notícies, assegura’t que n’escriuràs com a mínim una al mes durant un any. Amb tot, a La Sembra no ens agraden les cotilles i ens encanta la creativitat, així que t’animem a plantejar també blocs de contingut que tinguin una presència més esporàdica o canviar l’estructura quan es comuniquin continguts o elements de gran importància per  a l’organització.

Colar-te a la safata d’entrada del teu públic és com aparèixer al rebedor de casa seva o així t’ho has d’imaginar quan redactis el butlletí. Això que vol dir? Que cal mostrar proximitat, complicitat i simpatia. Parla’ls-hi de tu, saluda’ls, explica’ls-hi com estàs i acomiada’t. Les persones que reben el butlletí de la teva organització hi estan interessades, així que construeix un to que els hi permeti seguir  amb aquest vincle. Tracta-les amb la deferència, el respecte i la confiança que es mereixen: són la teva comunitat.

Els butlletins solen tenir un bon percentatge de conversió. És a dir, bona part del públic respon a les crides a l’acció (CTA) que s’hi fan. Així que no perdis l’oportunitat d’afegir enllaços i botons en els continguts i acompanya’ls de textos que incitin a fer alguna cosa: Inscriu-te, participa, dona, visita’ns, col·labora, etc. Fes-ho fàcil, utilitza tipografies i colors diferenciats per facilitar els clics.

El butlletí ha de ser atractiu i visual. Per la qual cosa, tingues cura que les imatges, gràfiques i vídeos siguin de qualitat. D’altra banda, l’aparença ha d’anar alineada amb la identitat gràfica de l’organització. Per tant, has d’utilitzar els colors, la tipografia i els motius visuals de l’entitat, així com afegir sempre el logotip.

Un assumpte atractiu és el que marca la diferència entre que un butlletí s’obri o no. Així que evita frases descriptives i opta per la creativitat, la simpatia i la síntesi. Algunes plataformes d’enviaments massius recomanen que la llargada no superi els 60 caràcters o les 9 paraules. També pots utilitzar emoticones! D’altra banda, cal complementar la informació de l’assumpte en el text d’acompanyament, és allà on pots utilitzar un llenguatge més descriptiu. Per últim, assegura’t que el correu que envia el butlletí és un compte genèric de l’organització i no un nominatiu.

Existeixen diversos indicadors que serveixen per analitzar els resultats dels enviaments. Un dels més importants és el percentatge d’obertura que mesura quin tant per cent de l’audiència total obre el butlletí. Aquesta dada permet saber si el butlletí resulta rellevant pel teu públic.  Actualment, les organitzacions sense ànim de lucre tenen una mitjana d’un 40,04% de percentatge d’obertura (Mailchimp, 2024).

També recomanem recollir els clics que han obtingut els continguts del butlletí per saber quins es llegeixen més. La quantitat de persones que es donen de baixa al butlletí és un altre indicador que mesura l’interès que desperta. Per últim, t’animem a fer servir els tests A/B, una eina que permet dividir l’audiència i enviar dos butlletins diferents, amb relació als continguts o la disposició d’aquests i comprovar quin obté millors resultats.

Afegeix els altres canals de comunicació de l’organització i informació de contacte al peu de pàgina del butlletí. I no oblidis difondre els continguts publicats al butlletí pels altres canals de l’entitat, així optimitzaràs la planificació de continguts. Ah, i recorda que el butlletí no només l’has de fer, l’has de comunicar. Sistematitza la comunicació del butlletí: anuncia a xarxes socials, a través de correu electrònic, a la web, etc. que existeix aquest canal i convida-hi tothom a què se subscrigui.